MAIL HANDLING SISTEM BUKU AGENDA

PENANGANAN SURAT MASUK

1.        Surat diterima oleh bagian penerimaan surat

2.        Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.

3.        Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.

4.        Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)

5.        Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.

6.        Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha

7.        Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat masuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8.        Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern

9.        Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian

10.    Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.

PENANGANAN SURAT KELUAR

1.        Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat

2.        Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)

3.        Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan

4.        Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)

5.        Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)

6.        Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris

7.        Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.

8.        Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani

9.        Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar

10.    Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dan siap dikirimkan.  Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern

11.    Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.