MAIL HANDLING SISTEM KARTU KENDALI

PENDAHULUAN

         Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :

1.        Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat biasa)

2.        Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya

3.        Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

    Prosedur penanganan untuk  :

Surat Penting

1.        Surat Masuk

a.         Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerima

b.         Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat

c.         Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d.         Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan

e.         Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat

f.          Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali

g.         Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h.         Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha

i.     Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan

j.         Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses

k.     Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha

l.           Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat

m.      Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha

n.    Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi  disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.

o.   Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip

2.        Surat Keluar

a.         Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat

b.         Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan

c.         Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah

d.         Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah

e.         Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.

f.          Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsip

g.         Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim

h.         Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

Surat Biasa

1.        Surat Masuk

a.         Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat

b.         Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama

c.         Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah

d.         Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah

2.        Surat Keluar

a.         Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2

b.         Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian  Pencatat

c.         Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.

d.         Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.

Surat Rahasia

1.        Surat Masuk

a.    Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat

b.    Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat

c.    Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia

d.    Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah

e.    Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah

f.     Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima

g.    Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah

2.        Surat Keluar

a.    Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.

b.    Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan

c.    Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan

d.    Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.